Wanneer de werknemer een privé-wagen (of motor of de bromfiets) voor beroepsdoeleinden gebruikt en daardoor kosten maakt, mag de werkgever hem in principe enkel de kosten terugbetalen die werkelijk zijn gemaakt en waarvan hij het bewijs van de aard en de hoegrootheid van het bedrag kan leveren.
De fiscale en sociale administraties laten evenwel toe dat de werkgever de door de werknemer gemaakte kosten terugbetaalt op basis van forfaitair vastgestelde vergoedingen.
Dergelijke forfaitaire kostenvergoedingen zijn belastingvrij niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen wanneer de forfaitaire kilometervergoeding niet meer bedraagt dan deze voorzien in de officiële schaal die door de Staat wordt toegepast ten aanzien van haar ambtenaren wanneer zij een privé-wagen voor beroepsdoeleinden gebruiken.
Voorheen werd de kilometervergoeding telkens op 1 juli verhoogd met een breuk waarvan de noemer het indexcijfer der verbruikersprijzen van mei van het jaar voordien was en de teller het indexcijfer van de verbruikersprijzen van mei van het lopende jaar.
Het bedrag van de kilometervergoeding op 1 juli 2008 was 0,3093 euro per kilometer (zie ons artikel van 9 december 2008).
Als gevolg van het sectoraal akkoord 2007-2008 voor de openbare sector en om beter rekening te houden met de huidige evolutie bestaat het bedrag voortaan uit twee delen. Voortaan wordt hiervoor niet enkel rekening gehouden met het indexcijfer van de consumptieprijzen (80%), maar eveneens voor een deel (20%) met de maximale dagprijzen voor benzine en diesel. De federale regering voerde het nieuw berekeningssysteem met terugwerkende kracht vanaf 1 juli 2008 in.
Dat betekent dat de kilometervergoeding voor de periode 1 juli 2008 tot 30 juni 2009 nu 0,3169 euro (i.p.v. 0,3093 euro) bedraagt.